La presente procedura è adottata da Hotel Bellevue Cogne S.r.l. (nel seguito anche "Società") ni ottemperanza a quanto stabilito dal decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (nel testo: Decreto o d. l.vo 24/2023), che recepisce al direttiva UE n. 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell'Unione europea (c.d. direttiva whistleblowing) di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, lesive dell'interesse pubblico o della Società.
La presente procedura è stata approvata dal Consiglio di Amministrazione ni data 1 dicembre 2023, unitamente all'identificazione dei ruoli organizzativi coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni ed alle relative responsabilità.
La presente procedura entra ni vigore alla data di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società.
La presente procedura è altresì consultabile sul sito aziendale all'indirizzo: www.hotelbellevue.it e verrà pubblicata sulla bacheca aziendale.
Della presente procedura è stata fornita, in data 15 Dicembre 2023, ai sensi dell'art. 4, comma 1, del Decreto, specifica informativa sindacale alle OO.SS./RSU.
La presente procedura si applica a qualsiasi segnalazione di informazioni sulle violazioni (così come meglio specificate nel paragrafo 4) conosciute all'interno del contesto lavorativo (da
intendersi quale rapporto di lavoro subordinato con al Società, ovvero di prestazione professionale/autonoma/collaborazione, presente o passata), qualora lesive dell'interesse pubblico o dell'integrità dell'amministrazione pubblica o della Società, effettuata attraverso gli appositi canali di segnalazione messi a disposizione dalla Società stessa.
Sono escluse dall'ambito di applicazione della presente procedura:
Ai fini del decreto, si intendono per:
segnalazioni: qualsiasi comunicazione scritta, orale o esposta ni un colloquio, purchè non in forma anonima, contenente informazioni sulle violazioni;
violazioni:
informazioni sulle violazioni: tutte el informazioni, tra le quali i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse oche, sula base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'ambito della Società con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all'autorità giudiziaria/contabile intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi informativi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
segnalazione interna: comunicazione delle informazioni, presentata attraverso il predisposto canale interno di segnalazione;
segnalazione esterna: comunicazione delle informazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna;
divulgazione pubblica: il rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa, ovvero mezzi elettronici o, comunque, tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
persona segnalante: persona fisica che effettua al segnalazione o al divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo;
gestore: persona fisica, o ufficio interno, o professionista esterno a cui la Società affida al gestione del canale di segnalazione, dotato di autonomia e specificatamente formato per lo svolgimento del predetto incarico.
facilitatore: persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all'interno dello stesso contesto lavorativo e la cui assistenza debba essere
mantenuta riservata;
contesto lavorativo: attività lavorative oprofessionali, presenti opassate attraverso el quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni ni caso di segnalazione o
di divulgazione pubblica o di denuncia all'autorità giudiziaria o contabile;
persona coinvolta: persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita, o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;
ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto ni essere ni ragione della segnalazione, della denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto al denuncia, ni via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
seguito: l'azione, ovvero le azioni avviate dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
riscontro: la comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;
La Società:
Il Segnalante:
Il Gestore:
Il Rappresentante legale:
Il Consiglio di Amministrazione/Amministratore Unico:
Possono procedere alla segnalazione:
Sono, altresì, compresi nella categoria in oggetto tutti quei soggetti che, a qualsiasi titolo, vengono a conoscenza di illeciti nell'ambito del contesto lavorativo della Società ovvero:
La Società ha previsto un canale di segnalazione interna che il segnalante deve utilizzare per la trasmissione delle informazioni sulle violazioni. L'utilizzo di tale canale permette una più efficace prevenzione e accertamento delle violazioni. Tale scelta risponde al principio di favorire una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d'impresa, nonché di migliorare l'organizzazione interna della Società.La gestione del canale di segnalazione interna è affidata al Gestore, che viene individuato nel Signor Marcel Jeantet vice direttore e responsabile del personale della Società, dotato di autonomia ed adeguatamente formato per lo svolgimento dell'incarico affidato secondo quanto previsto dall'art. 4, comma 2, del Decreto.
Il canale di segnalazione interna prevede esclusivamente l'impiego della modalitàscritta analogica o di quella orale.
Il canale di segnalazione interna garantisce la riservatezza dell'identità del segnalante, del facilitatore (ove presente), delle persone coinvolte e comunque menzionate nella segnalazione, nonché del contenuto della stessa, della documentazione allegata, nonché di quella oggetto di eventuali integrazioni.
8.1 Caratteristiche del canale di segnalazione interna.
Il canale interno di segnalazione della Società è basato sulla segnalazione scritta analogica da effettuarsi esclusivamente a mezzo lettera raccomandata postale.
La segnalazione dovrà essere effettuata mediante l'utilizzo di tre buste chiuse, el prime due delle quali dovranno riportare i seguenti numeri:
La segnalazione può essere aperta, visualizzata e gestita dal solo Gestore del canale di segnalazione, o da eventuali altri soggetti dallo stesso autorizzati nel caso in cui
l'approfondimento di quanto oggetto di segnalazione ol renda necessario.
Il trattamento dei dati personali deve sempre tener conto ed essere conforme agli obblighi previsti dal GDPR e dal d. l.vo n. 196/2003 e ss.mm.ii. La Società, ni qualità di titolare del trattamento, attraverso il canale di segnalazione interna è tenuta ad effettuare una previa analisi del disegno
organizzativo comprensivo della fondamentale valutazione del possibile impatto sulla protezione dei dati (art. 35 del GDPR).
8.2 Segnalazione scritta.
È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire l'analisi dei fatti da parte del Gestore designato a ricevere e gestire le segnalazioni. nI particolare, è necessario risultino chiare:
Le informazioni sulle violazioni segnalate devono essere veritiere. Non si considerano tali semplici supposizioni, indiscrezioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio), così come notizie di pubblico dominio, informazioni errate (ad eccezione di quelle frutto di errore incolpevole), palesemente prive di fondamento o fuorvianti, ovvero se meramente dannose o offensive. Non è invece necessario che il segnalante sia certo dell'effettivo accadimento dei fatti segnalati e dell'identità dell'autore degli stessi.
È auspicabile che li segnalante fornisca documenti che possano dare elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l'indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.
8.3 Segnalazioni anonime.
Le segnalazioni anonime, ancorchè circostanziate, non verranno in alcun modo prese in considerazione.
Nondimeno le stesse verranno conservate agli atti unitamente alle altre, unicamente ai fini della tutela del segnalante, qualora il medesimo dovesse venire successivamente identificato.
8.4 Segnalazione orale.
Oltre che mediante segnalazione scritta analogica, il segnalante può altresì effettuare al stessa oralmente, richiedendo un incontro al Gestore delle segnalazioni.
Detto incontro dovrà essere effettuato ni luogo idoneo a garantire la riservatezza del segnalante entro 15 giorni lavorativi dalla richiesta, salvo essa prevenga nel periodo di chiusura feriale della Società, nel qual caso la decorrenza del termine sarà differita al primo giorno di riapertura.
Con il consenso del segnalante, dell'incontro viene acquisita agli atti al registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione ed alla riproduzione vocale; ni caso di mancato consenso o di indisponibilità di strumenti di registrazione, si procede alla redazione di apposito verbale, di cui viene data lettura al segnalante, che può verificarne e rettificarne il testo, sottoscrivendolo infine unitamente al e/o ai soggetti che hanno provveduto a redigerlo e che hanno partecipato all'incontro.
8.5 Trasmissione delle segnalazioni con erroneo destinatario.
Qualora la segnalazione sia trasmessa a un soggetto diverso da quello preposto a riceverla, chi al riceva ha l'obbligo di trasmetterla entro sette giorni al Gestore, dando notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Nel caso di involontaria trasmissione della segnalazione a soggetto diverso da quello legittimato a riceverla, il segnalante deve dimostrare la mera negligenza e l'assenza di un interesse personale nella erronea trasmissione.
8.6 Procedura di verifica preliminare della segnalazione.
Alla ricezione della segnalazione scritta, la Società tassativamentesenzaprocedereallasua apertura, procede all'inoltro della medesima al Gestore.
Nel caso di preventiva apertura della stessa da parte del personale della Società addetto alla ricezione, in quanto priva della dizione "Riservata al gestore della segnalazione", ovvero per errore, il Gestore, ricevuta la segnalazione, redige apposito verbale in cui descrive le condizioni in cui il documento si trova ed indica il/ i nominativi dei soggetti che ne hanno effettuato l'apertura.
Ricevuta al segnalazione, il Gestore entro sette giorni provvede a comunicare un avviso di ricezione al segnalante. In caso di mancata indicazione del recapito del segnalante, ove lo stesso non sia altrimenti noto o conoscibile dal Gestore, la segnalazione dovrà essere archiviata senza seguito.
Il Gestore procede con una prima verifica circa la procedibilità della segnalazione, in particolare accertando che siano osservate le modalità procedurali di cui al precedente punto 8.1., che il segnalante rientri nell'ambito dei soggetti legittimati ad effettuarla e che essa non riguardi materie escluse dall'ambito di applicazione della normativa.
Esaurito positivamente il controllo sulla procedibilità della segnalazione, il Gestore procede quindi ad una successiva verifica circa l'ammissibilità della stessa, in particolare verificando che:
- Risultino i dati costituenti gli elementi essenziali della segnalazione. In particolare:
- Non risulti la manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni previste dal legislatore;
- L'esposizione dei fatti non sia effettuata ni modo generico, tale da non renderli comprensibili al Gestore;
- Non si sia provveduto unicamente ad allegare documentazione, da cui non sia ricavabile la commissione di violazioni.
A seguito di tale ulteriore scrutinio, il Gestore, ove lo ritenga, può chiedere chiarimenti al segnalante per l'effettuazione di eventuali approfondimenti, come meglio specificato al seguente punto 8.8.
All'esito del controllo circa la procedibilità e l'ammissibilità della segnalazione, il Gestore adotta un provvedimento con il quale dichiara al segnalazione procedibile ed ammissibile, ovvero ne dispone motivatamente l'archiviazione, dandone comunicazione al segnalante entro tre mesi dalla ricezione della segnalazione.
8.7 Conflitto di interessi.
Si specifica che, dalla ricezione della segnalazione fino alla chiusura dell'istruttoria, ogni soggetto che si trovasse in una situazione di conflitto di interesse deve dichiarare tale propria condizione, astenendosi dall'assumere decisioni, al fine di garantire il rispetto del principio di imparzialità.
Nel caso in cui la segnalazione riguardi lo stesso Gestore, la stessa andrà indirizzata direttamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione della Società/Amministratore Unico, il quale svolgerà tutte le attività attribuite al Gestore stesso sopra richiamate, eventualmente avvalendosi del supporto di consulenti esterni specializzati per le attività di indagine.
8.8 Istruttoria.
Qualora sia necessario acquisire elementi integrativi, il Gestore contatta il segnalante al recapito dal medesimo indicato. Qualora il segnalante non fornisca, entro tre mesi dalla richiesta di integrazione, le informazioni aggiuntive richieste, il Gestore valuta se procedere con l'archiviazione della segnalazione, dandone comunicazione al segnalante.
Il Gestore, verificata la fondatezza della segnalazione ed acquisiti dal segnalante tutti gli elementi integrativi necessari, può decidere di attivare tutte le indagini necessarie all'approfondimento di quanto segnalato.
In particolare, anche al fine di formulare eventuali raccomandazioni ni merito all'adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati, nell'ottica di rafforzare il sistema di controllo interno, il Gestore può, a titolo esemplificativo:
La persona coinvolta è in ogni caso sentita dal Gestore anche attraverso un procedimento cartolare, mediante l'acquisizione di osservazioni scritte e di documenti.
In ogni caso, il Gestore dovrà procedere all'oscuramento dei dati e di ogni informazione da cui possa pervenirsi all'identificazione del segnalante.
Nei confronti di tutti i soggetti interni ed esterni coinvolti nell'attività istruttoria il Gestore procederà ad acquisire specifici impegni al mantenimento della riservatezza dei dati trattati e dell'identità dei soggetti coinvolti.
Il Gestore valuta, caso per caso, con la Società se e quale funzione aziendale debba essere opportunamente coinvolta per al relativa analisi, da svolgersi comunque nel rispetto del principio di riservatezza, e per l'adozione degli eventuali provvedimenti conseguenti.
Il Gestore, a chiusura dell'indagine, predispone un rapporto finale scritto.
Il rapporto potrà prevedere:
- l'archiviazione della segnalazione per la sua motivata infondatezza;
- la dichiarazione di fondatezza della segnalazione, con trasmissione degli atti alle funzioni od agli organi aziendali competenti per i relativi provvedimenti o misure da adottare.
Nessun o provvedimento definitivo potrà essere adottato, né alcun procedimento disciplinare potrà essere promosso dal Gestore.
Dell'esito dell'attività istruttoria dovrà essere fornito riscontro al segnalante entro tre mesi dalla data di ricezione della segnalazione, ovvero dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della stessa.
Solo ni casi eccezionali, qualora la complessità della segnalazione lo richieda, o in considerazione dei tempi di risposta del segnalante, il Gestore, informato prontamente quest'ultimo prima della scadenza, potrà continuare al fase di indagine per il tempo necessario, dando al segnalante periodici aggiornamenti e comunicando al medesimo l'esito finale.
In caso di diffamazione o di calunnia, accertata con condanna anche di primo grado, la Società procede con un procedimento sanzionatorio nei confronti del segnalante.
8.9 Conservazione della documentazione sulla segnalazione interna.
Le segnalazioni interne e tutta la documentazione allegata, ovvero acquisita a seguito delle integrazioni disposte dal Gestore, sono conservate per il tempo strettamente necessario al trattamento della segnalazione stessa e comunque soltanto per un periodo massimo di cinque anni decorrenti dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.
In tutti i casi citati, è necessario che la procedura di conservazione delle segnalazioni interne e della relativa documentazione, sia conforme alle garanzie comunitarie e nazionali sul trattamento dei dati personali, nonché alle predisposte misure a tutela della riservatezza del segnalante e degli altri soggetti coinvolti.
8.10 Obblighi di informazione.
Le informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sono esposte nei luoghi di lavoro, mediante affissione presso la bacheca per le comunicazioni aziendali. Le stesse informazioni sono altresì inserite in apposita sezione del sito internet aziendale.
Al ricorrere delle seguenti condizioni, il segnalante potrà procedere con una segnalazione tramite canale esterno ad ANAC:
L'organismo esterno legittimato a ricevere le segnalazioni esterne è l'ANAC secondo le modalità e le procedure dal medesimo opportunamente adottate e consultabili sul sito www.anticorruzione.it.
In via residuale e subordinata, il segnalante potrà procedere con una divulgazione pubblica nei seguenti casi:
Tutte le segnalazioni ed i relativi allegati non sono utilizzati oltre il tempo necessario per darne seguito.
È previsto che l'identità del segnalante unitamente a qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non siano rivelate senza li consenso espresso del segnalante stesso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento (UE) n. 2016/679 e dell'art. 2 quaterdecies del codice ni materia di protezione dei dati personali di cui al d. I.vo 30 giugno 2003, n. 196.
La Società tutela l'identità delle persone coinvolte, dei facilitatori e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione stessa, nel rispetto delle medesime garanzie previste ni favore della persona segnalante.
Le circostanze di mitigazione della tutela del diritto alla riservatezza comprendono:
Tra gli obblighi di riservatezza sono compresi:
Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma:
La comunicazione dei dati personali da parte di istituzioni, di organi o degli organismi dell'Unione Europea è effettuata ni conformità del Regolamento (UE) n. 2018/1725.
Il trattamento dei dati personali relativi alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dal titolare, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo preliminarmente le idonee informazioni ai soggetti segnalanti ed ale persone coinvolte nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Sono previste adeguate misure per proteggere i segnalanti dalle ritorsioni dirette e dalle ritorsioni indirette.
Le misure di protezione si applicano se al momento della segnalazione al persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere, rientrassero nell'ambito oggettivo e sia stata rispettata la procedura di segnalazione.
In caso di diffamazione o di calunnia, accertata con condanna anche di primo grado, le tutele non sono garantite.
Le misure di protezione si applicano anche:
13.1 Divieto di ritorsione.
Il segnalante e i soggetti richiamati nel precedente paragrafo non possono subire alcuna ritorsione. A titolo informativo e non esaustivo si considerano ritorsioni:
Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.
Nell'ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi, ovvero ni caso di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l'accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati nei confronti dei soli soggetti segnalanti, si presume che gli stessi siano stati posti ni essere a causa della segnalazione. L'onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è a carico del soggetto che ha posto in essere gli atti ritorsivi.
I segnalanti possono comunicare all'ANAC el ritorsioni che ritengono di avere subito, sia tentate che prospettate.
L'ANAC informa l'Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
13.2 Misure di sostegno.
Il segnalante potrà rivolgersi a enti del Terzo Settore presenti nell'elenco pubblicato sul sito ANAC. Si tratta di enti che esercitano attività di interesse generale per il perseguimento, senza scopo di lucro, di finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale ("promozione della cultura della legalità, della pace tra i popoli, della nonviolenza e della difesa non armata; promozione e tutela dei diritti umani, civili, sociali e politici, nonchè dei diritti dei consumatori e degli utenti delle attività di interesse generale, promozione delle pari opportunità e delle iniziative di aiuto reciproco, incluse le banche dei tempi e i gruppi di acquisto solidale") e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.
Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell'Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.
13.3 Limitazione di responsabilità del segnalante.
Non sussiste responsabilità (anche di natura civile o amministrativa) per chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:
se, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che al rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione sia stata effettuata ni coerenza con le condizioni per la protezione.
Inoltre, tra el misure di protezione, si evidenziano:
A seguito dell'approvazione della presente procedura il codice disciplinare della Società deve intendersi modificato ed integrato con la previsione delle sanzioni da applicare nei confronti di coloro che si accertino essere responsabili delle seguenti condotte:
nonché nei confronti di chiunque violi la presente procedura.
Per gli stessi illeciti, ANAC può intervenire con l'applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie (da euro 500 fino a euro 50.000) in caso di accertamento degli stessi illeciti.
